需求指導應用創(chuàng)新提升績效

2013-10-29 09:03:23 國家電網(wǎng)報　點擊量：評論 (0)

需求指導應用創(chuàng)新提升績效——國網(wǎng)電科院ERP深化應用紀實張超義 3月下旬開始，國網(wǎng)電力科學研究院在全院范圍內(nèi)開始了ERP應用評價考核。在2月舉行的國家電網(wǎng)公司2012年信息通信工作會議上，國網(wǎng)電科院作為唯一

——國網(wǎng)電科院ERP深化應用紀實

張超義

3月下旬開始，國網(wǎng)電力科學研究院在全院范圍內(nèi)開始了ERP應用評價考核。在2月舉行的國家電網(wǎng)公司2012年信息通信工作會議上，國網(wǎng)電科院作為唯一直屬單位代表，就ERP建設與應用成效作交流發(fā)言。此次會議同時提出，2012年公司將固化直屬單位信息系統(tǒng)深化應用成果，組織開展直屬單位信息系統(tǒng)深化應用專項提升工作。

業(yè)務需求指導ERP建設與應用

2011年年底，在經(jīng)歷了18個月的建設周期后，國網(wǎng)電科院實現(xiàn)了ERP全面覆蓋。所謂全覆蓋，就是該院將所有所屬單位的業(yè)務都納入了ERP系統(tǒng)統(tǒng)一管理，“全覆蓋階段”也是繼“試點階段”、“推廣階段”后，該院ERP建設期的最后一個階段。

企業(yè)的經(jīng)營管理全景，是由每一筆具體業(yè)務構(gòu)成的，而ERP就忠實記錄著企業(yè)巨量的業(yè)務活動信息。在實施過程中，以信通分公司內(nèi)部顧問為主導，該院所屬各單位284名關鍵用戶全職參與。實施過程中，項目組累計組織流程專題討論會185場，完成320個系統(tǒng)配置點、386張報表，撰寫用戶操作手冊13冊、共計26萬余字；全范圍累計收集70.7萬條靜態(tài)數(shù)據(jù)和235萬條動態(tài)數(shù)據(jù)；全院上下共舉辦各類會議和培訓1078場、累計2萬余人次參與。

“計劃性、預測性、規(guī)范性、可控性。”俞鋼是國網(wǎng)電科院副總信息師，每次召開全院大會輪到他發(fā)言，他都要向員工宣傳ERP能為企業(yè)帶來什么好處，以激發(fā)大家的積極性。他介紹，企業(yè)是一個有機體，使用ERP這一工具，各個業(yè)務板塊、部門間的信息能夠勾連在一起，不再割裂，以前各環(huán)節(jié)相互獨立、人員之間信息不對稱、缺乏統(tǒng)一計劃和規(guī)范的局面被打破，流程得到有效串接，信息實現(xiàn)高度共享。

以采購業(yè)務為例，工作人員既要根據(jù)生產(chǎn)計劃和生產(chǎn)過程，也要考慮到供貨量和廠商因素，否則就會出現(xiàn)“要不然供不出貨、要不然把東西買重了”的情況。在這里，ERP的集中部署、多環(huán)節(jié)溝通作用就可以充分發(fā)揮了，采購和供貨的流程、周期更加規(guī)范，同時有效抑制了風險發(fā)生。

ERP不僅能管“買東西”，還能管“存東西”。通過ERP，業(yè)務人員可以輕松地對買來的原材料進行查找和管理，理清庫存和在制品。新采購來的材料信息，還能動態(tài)補充到系統(tǒng)中，實現(xiàn)隨時建檔，保證準確性。

統(tǒng)計數(shù)字顯示，國網(wǎng)電科院ERP已處理業(yè)務613.9萬筆，納入ERP管理的銷售合同數(shù)量達到5.25萬個，處理財務憑證99.2萬張，創(chuàng)建各類項目5.5萬個。

深化應用意味著水平的不斷提升

全覆蓋的完成，僅僅是ERP支撐企業(yè)管理的第一步，后面還有很長的路要走。ERP投入運行后，對業(yè)務運行效率提升還將發(fā)揮怎樣的作用？企業(yè)運行海量數(shù)據(jù)的價值還能如何深入挖掘？為企業(yè)帶來何種新效益？

2012年，國網(wǎng)電科院將著重在完善基礎數(shù)據(jù)、理順業(yè)務流程、降低生產(chǎn)成本、規(guī)范系統(tǒng)操作等方面開展ERP深化完善，解決當前系統(tǒng)應用存在的主要問題，提升ERP應用水平。

以成本管理為例，對于科技產(chǎn)業(yè)型企業(yè)來說，如能夠通過信息系統(tǒng)細化成本管理，是非常有好處的。俞鋼舉了ERP在促進成本精益化控制上的深化應用實例：借助系統(tǒng)，專業(yè)人員現(xiàn)已可以將采購成本項細化到相當程度；但針對管理成本，系統(tǒng)依然算得比較“粗”。如管理成本應如何分攤？每個項目的分攤權(quán)重又占多少？這就需要在ERP中設定并構(gòu)建一個標準成本體系。體系制定嚴格依據(jù)公司相關原則與指導意見，工作在一線的業(yè)務人員參與管理全程，由此增強了成本意識，不再“拍腦袋做決定”。

去年年底，國網(wǎng)電科院信息化人員和業(yè)務部門人員的心血結(jié)晶——智能商務系統(tǒng)一期上線運行。簡單地說，該系統(tǒng)就是一個企業(yè)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析工具，它能把ERP里面的基礎數(shù)據(jù)、業(yè)務過程數(shù)據(jù)和業(yè)務評價指標有機組織起來，作出統(tǒng)計分析，為管理人員提供決策參考。有了這個系統(tǒng)，ERP能做的就不僅僅是把企業(yè)信息歸攏到一起，ERP的功能也不僅僅等同于簡單的數(shù)據(jù)庫。

打開智能商務系統(tǒng)一期“領導駕駛艙”模塊，企業(yè)經(jīng)營業(yè)績、人力資源、基本建設、科技研發(fā)、銷售進度情況一目了然，各項數(shù)據(jù)匯總計算后以柱狀圖、餅狀圖、曲線圖的形式展現(xiàn)。管理人員可以隨時方便地了解到現(xiàn)在企業(yè)每一類產(chǎn)品都在全國哪些地區(qū)銷售？成本、銷售值、利潤是如何構(gòu)成的？距離經(jīng)營指標還有多遠？資產(chǎn)負債、現(xiàn)金流量情況如何？員工的學歷組成是怎樣的？基礎設施和科研項目現(xiàn)已完成了百分之多少……

以前，這些數(shù)據(jù)的搜集都要靠人工進行，不準確、不及時，員工工作量大、誤差也大?，F(xiàn)在，以市場部員工為例，他們可以在系統(tǒng)中看到每一類產(chǎn)品合同的簽署情況，哪一類產(chǎn)品在哪個地區(qū)賣得好，進而及時作出反應，采取相應措施，調(diào)整營銷戰(zhàn)略。

系統(tǒng)中展現(xiàn)什么內(nèi)容，展現(xiàn)到什么程度都是由各個相關職能部門提出的，信息的公開程度是可控的。每月月度經(jīng)營例會中新出現(xiàn)的財務、科技信息數(shù)據(jù)及市場合同銷售數(shù)據(jù)，會實時更新到ERP中，而智能商務系統(tǒng)也會從中挑選它“需要”的數(shù)據(jù)，更新信息和圖表。“數(shù)據(jù)每個月都會公開，對業(yè)務部門做好工作也起到了監(jiān)督、激勵的作用。”國網(wǎng)電科院信息中心主任王澤寧說。

有用、實用，智能商務系統(tǒng)一期上線后，職能部門都感覺統(tǒng)計壓力減輕了，系統(tǒng)自動生成的報表和報告能反映出本專業(yè)實時、整體的狀況，統(tǒng)計指標還能用在員工績效考核上。今年，國網(wǎng)電科院將結(jié)合部分試點單位，開展商務智能系統(tǒng)二期建設，以物資管理、生產(chǎn)計劃、項目管理主體分析為重點，系統(tǒng)將滲透至經(jīng)營層、基層單位，力爭讓每一個部門經(jīng)理都能看到自己部門項目的實施情況，同時對比其他獲得高收益的項目。

做好適應性調(diào)整與運行考核

ERP需要跟著企業(yè)組織的變動而變動。伴隨著公司產(chǎn)業(yè)整合，國網(wǎng)電科院ERP也需要隨之完成適應性調(diào)整，這是今年該院ERP深化應用工作之一。受地域、發(fā)展歷史、管理模式等諸多因素影響，有的剛加入國網(wǎng)電科院大家庭的單位或部門，在基礎數(shù)據(jù)標準、流程和一些工作方法上與統(tǒng)一管理要求存在差異。比如同一種產(chǎn)品，不同單位會使用不同的分類和編碼方法。這就需要ERP及時跟進，促使他們都使用同一個系統(tǒng)及標準開展業(yè)務。

“就類似于我們說的是普通話，他們現(xiàn)在講的是帶有方言味道的普通話。我們需要在借鑒他們好的方式的基礎上，通過開展適應性培訓等工作，向他們推廣標準方法及統(tǒng)一開發(fā)的系統(tǒng)。”俞鋼說，這里面需要做的工作有很多，包括系統(tǒng)調(diào)試、驗證和數(shù)據(jù)清理、核對等等，大概需要3～4個月的時間。

為了使ERP的深化應用落到實處，一套合理、豐富的運行考核體系同樣至關重要。訂單是否及時創(chuàng)建？數(shù)據(jù)上傳系統(tǒng)后的解決率和處理結(jié)果又是怎樣？針對各類指標，國家電網(wǎng)公司已有一套考核標準。在此基礎上，結(jié)合國網(wǎng)電科院具體業(yè)務實際，該院又細化出了14項指標。這些指標更加側(cè)重于考核基層單位在ERP使用過程中是否對具體業(yè)務實現(xiàn)了支撐。指標細分到各所屬單位，管理層能夠更清晰了解自身情況，開展橫向比較，相互促進。

ERP的應用持續(xù)深化，也隨著業(yè)務管理的需要在不斷變化。目前，國網(wǎng)電科院正在此過程中積極探索、改進，使這個體系變得更加科學、健全。